Politique de confidentialité

PRÉAMBULE

JuriSteps.com, ci-après la « Plateforme » ou « JuriSteps », est une plateforme privée payante d’assistance administrative en ligne destinée notamment aux étrangers en France.

La protection de vos données personnelles constitue une priorité.

La présente Politique de confidentialité a pour objet de vous informer de manière claire et transparente sur :

• les données personnelles que nous collectons ;
• les raisons pour lesquelles nous les utilisons ;
• les bases légales de nos traitements ;
• les destinataires de vos données ;
• les éventuels transferts hors de l’Espace économique européen ;
• les durées de conservation ;
• les mesures mises en œuvre pour protéger vos données ;
• vos droits et la manière de les exercer.

Les traitements sont réalisés conformément notamment au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi française Informatique et Libertés.

1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement est :

​JSF
​Société par actions simplifiée
​ ​86 Avenue de la Bruyère, 3ème étage
​ ​38100 Grenoble – France

​RCS Grenoble : 108 500 083

JSF détermine les finalités et les moyens essentiels des traitements réalisés dans le cadre de JuriSteps.

Sous-traitant opérationnel :

​JURISTEPS SARL : intervient comme sous-traitant opérationnel de JSF au sens de l’article 28 du RGPD.

​ ​Av. Mongi Slim, Rés. Rania, App. B05
​ ​2045 L’Aouina, Tunis – Tunisie

​RNE Tunisie : 1983157V

​JURISTEPS SARL assure notamment :

• • l’exploitation opérationnelle quotidienne de la Plateforme ;
  • l’assistance administrative délivrée aux Clients ;
  • le suivi des dossiers ;
  • le pilotage opérationnel de la qualité des services.

Délégué à la protection des données

​Pour toute question relative à vos données personnelles : dpo@juristeps.com

2. PERSONNES CONCERNÉES

La présente Politique s’applique notamment :

• aux visiteurs du Site ;
• aux prospects ;
• aux personnes remplissant un formulaire ou sollicitant un diagnostic ;
• aux Clients ;
• aux utilisateurs du portail JuriSteps ;
• aux personnes dont les informations apparaissent dans les documents nécessaires à une démarche ;
• aux avocats et partenaires professionnels, lorsque cela est applicable.

3. DONNÉES QUE NOUS POUVONS COLLECTER

Selon votre utilisation de JuriSteps, nous pouvons notamment traiter les catégories suivantes :

3.1. Données d’identification et de contact

Notamment :

• nom ;
• prénom ;
• date et lieu de naissance ;
• nationalité ;
• adresse postale ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone.

3.2. Données relatives à votre situation administrative

Notamment :

• type et statut de titre de séjour ;
• dates de validité ;
• références administratives ;
• numéro ANEF ou OFII ;
• convocations ;
• décisions préfectorales ;
• décisions administratives ;
• mesures d’éloignement éventuellement communiquées ;
• historique utile à la démarche.

3.3. Données familiales, personnelles et professionnelles

Selon la démarche concernée :

• situation matrimoniale ;
• composition du foyer ;
• informations relatives au conjoint et aux enfants ;
• emploi ;
• employeur ;
• contrat de travail ;
• ressources ;
• diplômes ;
• qualifications ;
• informations nécessaires à l’analyse de l’éligibilité à une procédure administrative.

3.4. Documents transmis

Vous pouvez notamment nous communiquer :

• passeport ;
• document d’identité ;
• titre de séjour ;
• acte d’état civil ;
• justificatif de domicile ;
• bulletin de salaire ;
• contrat de travail ;
• décision administrative ;
• justificatif de ressources ;
• tout document nécessaire à la démarche demandée.

Un prospect peut transmettre des pièces jointes dès le formulaire initial, avant même la création d’un compte Client.

Nous vous demandons de ne transmettre que les documents raisonnablement nécessaires à votre demande.

3.5. Données relatives aux paiements

Nous pouvons traiter :

• le moyen de paiement utilisé ;
• les références de transaction ;
• les montants encaissés ;
• les échéances ;
• l’affectation des paiements aux Prestations ;
• les factures ;
• les remboursements éventuels.

Les données complètes de carte bancaire sont traitées par notre prestataire de paiement et ne sont pas stockées directement par JSF.

3.6. Données d’utilisation et de sécurité

Selon les fonctionnalités utilisées :

• adresse IP ;
• informations de connexion ;
• navigateur ;
• appareil ;
• journaux techniques ;
• actions nécessaires à la sécurité du Site et du portail ;
• préférences relatives aux cookies.

3.7. Échanges avec JuriSteps

Nous pouvons conserver les échanges nécessaires au suivi de la relation :

• courriers électroniques ;
• demandes via formulaire ;
• messages ;
• commentaires liés au dossier ;
• comptes rendus ou informations résultant d’échanges téléphoniques lorsque cela est nécessaire.

4. DONNÉES SENSIBLES

Certaines démarches peuvent nécessiter le traitement de données relevant des catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD, par exemple des données concernant :

• la santé ;
• l’origine raciale ou ethnique ;
• les convictions religieuses ou philosophiques ;
• les opinions politiques ;
• l’appartenance syndicale ;
• la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle ;
• des données biométriques ou génétiques dans les cas prévus par le RGPD.

Nous ne traitons de telles données que lorsqu’elles sont strictement nécessaires à la démarche concernée et qu’une condition prévue par l’article 9 du RGPD autorise leur traitement.

Lorsque nous nous fondons sur votre consentement explicite, ce consentement est recueilli de manière spécifique, distincte, éclairée et traçable.

Il est notamment séparé :

• de l’acceptation des CGU/CGV ;
• de la simple prise de connaissance de la présente Politique ;
• du consentement marketing ;
• du consentement à une transmission éventuelle à un avocat partenaire.

5. FINALITÉS ET BASES LÉGALES

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes, conformément aux bases légales appropriées :

5.1. Gestion d’une demande de prospect

Nous traitons les données nécessaires pour :

• recevoir votre demande ;
• comprendre votre besoin ;
• vous contacter ;
• organiser un rendez-vous ;
• effectuer un diagnostic ;
• identifier une ou plusieurs démarches ;
• préparer une proposition ou un devis.

Lorsque ces opérations sont effectuées à votre demande en vue d’une éventuelle prestation, elles peuvent reposer sur l’exécution de mesures précontractuelles.

5.2. Exécution des Prestations

Une fois une commande conclue, les traitements nécessaires à :

• la gestion de votre commande ;
• l’ouverture et la gestion de vos dossiers ;
• la constitution et la vérification des pièces ;
• la gestion de votre portail ;
• le suivi de vos démarches ;
• les communications nécessaires à leur réalisation

reposent principalement sur l’exécution du contrat.

5.3. Paiements, facturation et comptabilité

La gestion des :

• paiements ;
• échéanciers ;
• encaissements ;
• factures ;
• remboursements ;
• opérations comptables.

repose selon le traitement concerné sur l’exécution du contrat ou sur les obligations légales de JSF.

5.4. Sécurité et prévention de la fraude

Les opérations nécessaires à la sécurité de la Plateforme, à la prévention des abus et à la protection de nos systèmes reposent notamment sur l’intérêt légitime de JSF et, lorsque cela est applicable, sur une obligation légale.

5.5. Communications commerciales

Lorsque la réglementation l’exige, les newsletters et communications commerciales sont envoyées sur la base de votre consentement.

Le consentement marketing est facultatif et distinct de la fourniture des Prestations.

Le refus ou le retrait du consentement marketing n’a aucune conséquence sur l’exécution d’une Prestation commandée.

5.6. Orientation vers un avocat partenaire

Lorsqu’un dossier nécessite ou justifie l’intervention d’un avocat indépendant, JuriSteps peut vous proposer une mise en relation.

Lorsque la transmission de données à cet avocat repose sur votre consentement, celui-ci est recueilli de manière spécifique avant le transfert.

L’avocat devient ensuite responsable de traitement indépendant pour les données traitées dans le cadre de la relation qu’il établit avec vous.

6. PROSPECTS ET DOCUMENTS TRANSMIS AVANT LA COMMANDE

Un prospect peut transmettre des documents avant la création d’un compte Client. Ces documents sont d’abord conservés dans un espace sécurisé rattaché à la demande ou au prospect.

Ils peuvent être :

• classés comme documents communs ;
• rattachés à une ou plusieurs démarches envisagées ;
• conservés temporairement dans un espace « à classer » lorsqu’une affectation certaine n’est pas encore possible.

Lorsqu’un prospect devient Client, les documents nécessaires sont transférés ou rattachés à son espace documentaire et, lorsque cela est pertinent, au dossier correspondant à la Démarche concernée.

Nous cherchons à éviter les duplications inutiles d’un même document.

7. ESPACE CLIENT ET ORGANISATION DOCUMENTAIRE

À la suite de la conclusion d’une Commande et du premier encaissement donnant lieu à l’onboarding du Client, JuriSteps peut activer un espace privé. Un espace documentaire peut alors être créé pour le Client.

Les documents peuvent notamment être organisés en :

• documents communs au Client ;
• documents propres à une Démarche ;
• documents transmis par le Client ;
• documents communiqués par JuriSteps ;
• dépôts, récépissés ou décisions ;
• espaces internes réservés aux équipes autorisées.

Tous les documents internes de JuriSteps ne sont pas nécessairement accessibles au Client.

Les permissions sont définies selon la finalité du document et le besoin d’en connaître.

8. DESTINATAIRES

Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

Peuvent notamment être destinataires :

JSF

Dans la limite de leurs missions :

• direction ;
• fonctions administratives et financières ;
• conformité ;
• personnes chargées du contrôle.

JURISTEPS SARL

Dans la limite de leurs missions :

• juristes ;
• assistants ;
• personnel opérationnel ;
• personnel administratif autorisé.

Les personnels concernés sont soumis à des obligations de confidentialité.

Prestataires techniques

JSF peut faire appel notamment à des prestataires intervenant dans :

• l’hébergement et le système de gestion ;
• le CRM ;
• la gestion documentaire ;
• la téléphonie ;
• la signature électronique ;
• le paiement ;
• l’hébergement ou les services cloud ;
• la messagerie ;
• les outils analytiques ou publicitaires lorsqu’ils sont utilisés dans le respect de vos préférences.

Parmi les prestataires actuellement susceptibles d’intervenir figurent notamment Odoo, Stripe, Ringover et les services techniques expressément activés par JSF.

La liste des sous-traitants est tenue à jour par JSF.

Autorités publiques

Vos données peuvent être communiquées à une autorité administrative, judiciaire ou de contrôle lorsqu’une obligation légale l’impose.

9. AVOCAT SUPERVISEUR ET AVOCATS PARTENAIRES

JuriSteps collabore avec un avocat superviseur pour des missions de conformité et de supervision. Son accès aux données est limité aux informations nécessaires à cette mission.

Lorsqu’un Client est mis en relation avec un avocat pour une mission juridique distincte, cet avocat agit de façon indépendante et devient responsable de ses propres traitements de données.

10. TRANSFERTS HORS DE L’ESPACE ÉCONOMIQUE EUROPÉEN

Certaines données sont accessibles à l’équipe opérationnelle de JURISTEPS SARL située en Tunisie.

Lorsque le transfert nécessite des garanties appropriées au regard du RGPD, il est notamment encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et par l’accord de sous-traitance conclu entre JSF et JURISTEPS SARL.

Certains autres prestataires peuvent également traiter ou rendre accessibles des données depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen.

JSF veille alors à l’existence du mécanisme juridique approprié au transfert concerné et, lorsque cela est nécessaire, de mesures complémentaires adaptées.

Vous pouvez contacter le DPO pour obtenir davantage d’informations sur les garanties applicables.

11. DURÉES DE CONSERVATION

Nous ne conservons les données que pendant la durée nécessaire à la finalité concernée, sous réserve des obligations légales et de la nécessité de défendre nos droits.

11.1. Prospect n’ayant pas conclu de contrat

Les données commerciales d’un prospect peuvent être conservées pendant la gestion de sa demande et, lorsqu’elles sont utilisées à des fins de prospection dans les conditions autorisées, pendant une durée maximale de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

11.2. Pièces jointes d’un prospect non devenu Client

Les copies de pièces administratives et justificatifs d’un prospect non devenu Client ne sont pas conservées automatiquement pendant toute la durée de prospection commerciale.

Elles sont supprimées de la base opérationnelle au plus tard trois mois après la clôture définitive de la demande, sauf :

• obligation légale ;
• contentieux ou nécessité de défendre un droit ;
• nouvelle demande de la personne justifiant leur conservation ;
• conclusion d’une Commande ;
• autre justification légale documentée.

11.3. Données et dossiers Clients

Les informations nécessaires à un dossier sont conservées pendant son traitement.

À sa clôture, les données nécessaires à la gestion de la relation contractuelle et à la défense des droits peuvent être archivées pendant une durée de cinq ans, sous réserve d’une durée différente imposée ou autorisée par un texte applicable.

11.4. Documents comptables et factures

Les factures et pièces comptables sont conservées pendant les durées prévues par la réglementation applicable, notamment pendant dix ans lorsque cette durée légale est applicable.

11.5. Prospection commerciale

Les données utilisées pour la prospection sont conservées dans les limites prévues par la réglementation et les recommandations applicables.

Les informations nécessaires pour respecter durablement une opposition à la prospection peuvent être conservées dans une liste d’opposition distincte.

11.6. Consentements

Les éléments permettant de prouver un consentement, son objet, sa version et son retrait éventuel sont conservés pendant la durée nécessaire à la démonstration du respect de nos obligations et à la défense de nos droits.

12. SÉCURITÉ

JSF et ses prestataires mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, pouvant notamment comprendre :

• authentification des utilisateurs ;
• gestion des rôles et des habilitations ;
• authentification multifacteur lorsque disponible et appropriée ;
• chiffrement des communications ;
• protection des infrastructures ;
• sauvegardes ;
• restrictions d’accès ;
• procédures de gestion des incidents ;
• formation et sensibilisation des équipes ;
• engagements de confidentialité ;
• journalisation des événements lorsque le système utilisé le permet et que cette journalisation est appropriée.

L’accès aux données est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin pour leurs fonctions.

Aucun système ne permettant de garantir un risque nul, JuriSteps met en œuvre un niveau de protection adapté à la sensibilité des informations traitées et aux risques identifiés.

13. VIOLATION DE DONNÉES

JSF dispose de procédures destinées à détecter, analyser et traiter les violations de données personnelles.

Lorsqu’une violation doit être notifiée à l’autorité de contrôle ou communiquée aux personnes concernées, JSF agit dans les délais et conditions prévus par le RGPD.

14. VOS DROITS

Selon le traitement concerné et les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez disposer des droits suivants :

• droit d’accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l’effacement ;
• droit à la limitation ;
• droit d’opposition ;
• droit à la portabilité ;
• droit de retirer un consentement ;
• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès dans les conditions prévues par le droit français.

Le retrait d’un consentement concerne uniquement les traitements dont la base juridique est effectivement le consentement. Il n’entraîne pas automatiquement l’arrêt des traitements reposant valablement sur :

• l’exécution d’un contrat ;
• une obligation légale ;
• un intérêt légitime ;
• une autre base juridique applicable.

15. COMMENT EXERCER VOS DROITS

Vous pouvez exercer vos droits :

• depuis la rubrique « Mes droits et préférences » de votre espace privé lorsqu’elle est disponible ;
• au moyen de la fonctionnalité publique d’exercice des droits mise à disposition sur le Site ;
• par email à dpo@juristeps.com.

L’espace Client n’est donc pas l’unique moyen d’exercer vos droits.

Nous pouvons demander des informations complémentaires lorsqu’elles sont nécessaires pour confirmer votre identité ou retrouver les données concernées. Nous répondons dans les délais prévus par le RGPD.

Les demandes sont en principe gratuites. Des frais raisonnables ou un refus peuvent être opposés dans les conditions strictement prévues par le RGPD en cas de demande manifestement infondée ou excessive.

16. CONSENTEMENTS ET PRÉFÉRENCES

Lorsque le consentement constitue la base juridique du traitement, JuriSteps conserve une preuve permettant notamment d’identifier :

• la finalité concernée ;
• le choix exprimé ;
• la date et l’heure ;
• la version de l’information présentée ;
• le retrait éventuel.

Les différents consentements sont séparés. En particulier :

• le consentement marketing est indépendant ;
• le consentement explicite au traitement de certaines données sensibles est indépendant ;
• le consentement relatif à une transmission à un avocat est indépendant.

17. COOKIES ET TRACEURS

JuriSteps peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires au fonctionnement du Site et, sous réserve de vos choix, des traceurs destinés notamment à :

• mesurer l’audience ;
• améliorer le Site ;
• personnaliser certaines fonctionnalités ;
• mesurer l’efficacité de campagnes publicitaires.

Lorsque le consentement est requis, les traceurs concernés ne sont utilisés qu’après votre accord.

Vous pouvez modifier vos choix à tout moment depuis l’outil de gestion des cookies accessible sur le Site et consultez en détail notre politique en matière de cookies.

18. ABSENCE DE DÉCISION ENTIÈREMENT AUTOMATISÉE PRODUISANT UN EFFET JURIDIQUE

Les outils d’automatisation utilisés par JuriSteps peuvent faciliter :

• le classement ;
• les relances ;
• le suivi ;
• la détection d’échéances ;
• l’organisation des dossiers.

Ils n’ont pas vocation à prendre seuls une décision produisant des effets juridiques significatifs à votre égard sans intervention humaine lorsque la réglementation l’interdit.

19. RÉCLAMATION AUPRÈS D’UNE AUTORITÉ DE CONTRÔLE

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en France.

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés — CNIL

Vous pouvez effectuer cette démarche depuis le site de la CNIL.

Les possibilités de saisine d’une autorité compétente dans un autre pays demeurent applicables lorsque les règles correspondantes le prévoient.

20. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE

La présente Politique peut évoluer notamment afin de tenir compte :

• des évolutions légales ou réglementaires ;
• de l’évolution des Prestations ;
• de l’ajout ou du remplacement de prestataires ;
• d’une modification importante de nos traitements.

La date et la référence de la version en vigueur sont indiquées en tête du document.

Lorsque cela est nécessaire, les modifications substantielles sont portées à votre connaissance par un moyen approprié.

Les versions pertinentes sont conservées lorsque cela est nécessaire pour assurer la preuve de l’information présentée ou d’un consentement recueilli.

21. CONTACT

Pour toute question concernant la présente Politique ou vos données personnelles :

DPO JuriSteps
dpo@juristeps.com

JSF
86 Avenue de la Bruyère, 3ème étage
38100 Grenoble – France